Comment combiner vos différents systèmes de gestion et vos ERP
Les entreprises ont toutes beaucoup de systèmes différents, incluant la comptabilité, les stocks, les matières premières et autres.
Mais, généralement, ils ne peuvent pas être reliés pour des questions de formats et cela les empêche d’avoir une vision globale et une optimisation efficace.
Par exemple, Renault possède un système centralisé ERP qui lui permet d’avoir tout le détail opérationnel de leur comptabilité.
Mais, ils ne peuvent pas y inclure les modèles des voitures des différentes marques qu’ils possèdent ainsi que les pièces nécessaires pour la construction de chaque modèle.
Une plateforme regroupant leurs différents systèmes leur servirait à comprendre certains résultats pour prendre des décisions adaptées. Entre autres, ils peuvent voir la marge sur chaque modèle de voiture, s’il est bas ils pourront rapidement savoir d’où vient le souci. Cela pourrait être dû à des coûts de transport plus important, des matières premières qui deviennent plus chères, etc...
PROBLÈME : comment rapprocher les sources de données pour obtenir des résultats intéressants ?
1/ Réconciliation des systèmes :
Les contrôles de données inter systèmes sont un élément important de la fiabilité des informations de l'entreprise. Cela vous permet de vous assurer rapidement que les données financières sont cohérentes dans plusieurs applications d'entreprise.
Les systèmes d'information d'entreprise, ou ERP, sont conçus spécifiquement pour gérer des domaines spécifiques d'une entreprise. Par exemple, un ERP peut être responsable des fonctions comptables d'une entreprise, un autre peut traiter les achats, et un autre encore peut contrôler l'ordonnancement et la planification de la production.
La plupart des entreprises utilisent plus d'un de ces systèmes, de sorte qu'il peut y avoir un problème lorsqu'ils ne peuvent pas communiquer entre eux. Par exemple, si un bon de commande est saisi dans un ERP gérant les achats, il doit pouvoir communiquer avec l'ERP gérant les comptes fournisseurs afin qu'ils sachent à quoi s'attendre au moment de payer ce bon de commande.
Il est important de pouvoir réconcilier les données financières entre plusieurs systèmes et vues au sein de votre organisation pour de nombreuses raisons. Sans une configuration adéquate, la capacité à rapprocher les données financières et à créer des rapports sera, au mieux, limitée. C'est un élément clé des procédures opérationnelles de votre équipe financière qui doit pouvoir comparer des informations provenant de différentes sources et s'assurer qu'elles sont toutes conformes les unes aux autres. C'est également un point clé de la gestion des contrôles internes qui doit savoir que les informations provenant de différents systèmes sont corrects.
Le manque de coordination entre les systèmes comptables et opérationnels peut également entraver l'accès aux rapports et aux tableaux de bord pour les principaux responsables du département financier.
2/ Coordination et collaboration des équipes
L'une des plaintes les plus fréquentes des responsables de la mise en œuvre d'un ERP est que les différents départements d'une entreprise ont des définitions différentes pour les mêmes termes. La comptabilité, les opérations et autres utilisent tous des mots différents pour décrire les mêmes concepts, ce qui entraîne une confusion au sein des départements et entre les départements.
L'objectif : le dialogue entre les équipes pour avoir une vision commune, pour comprendre la même chose. S'intéresser aux mêmes choses. Continuité du concept. Nous devons savoir quels sont les substantifs qui se succèdent les uns aux autres.
Il faut comprendre les noms qui se suivent, de sorte que lorsque nous parlons d'une chose, nous n'introduisons pas accidentellement un concept complètement différent en utilisant un nom différent. Cela pourrait facilement entraîner des confusions et des erreurs à terme.
C'est là qu'interviennent les contrôles de données inter systèmes. Ces contrôles sont généralement effectués au moyen d'un logiciel qui permet aux différents systèmes d'une entreprise de communiquer entre eux et de s'assurer que chaque système reçoit des informations correctes des autres. Cela permet d'éviter les erreurs en garantissant que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux données.
Les équipes financières sont bien placées pour aider à normaliser les concepts dans toute l'entreprise. Elles ont un champ d'action très large et sont habituées à normaliser des concepts tels que les comptes, les clients, les produits ou les fournisseurs, souvent à l'échelle mondiale. En outre, les équipes financières sont généralement centralisées et peuvent donc atteindre tous les secteurs de l'organisation.
3/ Compréhension des visions consolidées
Le but est de proposer une approche que tout le monde peut comprendre tout en conservant les concepts auxquels chacun est habitué sur le même système de gestion.
La base de ce travail sera la réorganisation des concepts, et la possibilité d'en créer de nouveaux en fusionnant les éléments existants. L'essentiel est de pouvoir trouver rapidement les informations et les concepts, il est donc important de ne pas dupliquer les données.
La première étape consiste à définir le concept global de chaque sujet et à s'assurer que tout le monde les connaît.
Par exemple le concept "client" serait utilisé par toutes les équipes avec des caractéristiques définis : un code, un nom, une adresse, des informations de facturation etc...
La deuxième étape consiste à réorganiser les concepts afin que chacun retrouve les concepts auxquels il est habitué. Par exemple, l'équipe de vente pourra voir le concept de "client" mais aussi un "contact", qui peut ou non être différent du client. Le contact comprendrait les noms et les coordonnées des personnes qui passent des commandes à ce "client".
Conclusion :
Lorsqu'il s'agit de gérer les données de votre entreprise, la plupart d'entre nous ont l'habitude de produire des rapports, puis de rapprocher les données qui ne nous conviennent pas. Dans un processus manuel, il peut être difficile de suivre les données de plusieurs applications, même si elles sont intégrées d'une manière ou d'une autre. Avec le logiciel de réconciliation des applications de Nodata, vous n'avez plus à vous soucier de la réconciliation manuelle des données. Quel que soit le système ou l'application que vous utilisez, Nodata vous permet :
D'automatiser la réconciliation des données de bout en bout, quelle que soit la source à traiter. Vous simplifiez vos processus de contrôle quotidiens et fiabilisez les données de vos différents systèmes.
Les données de vos systèmes internes ou externes sont automatiquement intégrées dans la solution grâce à un module d'importation qui vous permet de traduire et d'enrichir les données. L'organisation des réconciliations est flexible et s'adapte parfaitement à votre configuration. Le puissant moteur de rapprochement de la solution Nodata vous permet de créer des règles complexes avec un haut degré de précision et de les automatiser.
Des indicateurs de contrôle vous indiquent rapidement les écarts et vous permettent de gérer la priorisation et la classification des corrections à effectuer. Vous obtenez alors un état fiable de vos différents systèmes en un minimum de temps.
Avec Nodata, nous travaillons avec nos clients pour aligner leurs systèmes de gestion et leurs ERP afin d'avoir une vue globale. Nous nous assurons que toutes ces différentes applications partagent une vision commune et parlent le même langage afin que chacun puisse avoir une vision claire de ce qui se passe dans son entreprise.
L’un de nos clients qui est grand détaillant avait une application pour la Russie ainsi qu’une pour l’Europe, cela les empêchait d’avoir une vision globale sur leur entreprise.
Nous avons donc travaillé avec eux pour réconcilier les données afin de leur permettre d'avoir des concepts communs et une vision correspondant aux attentes des différentes équipes (prix, ventes, finance, marketing, etc.).
Grâce à tout cela, Nodata leur a permis de remodeler les visions et les concepts pour avoir un système de gestion global que tout le monde peut comprendre.
Ci-joint une version anonymisait de la maquette que Nodata leur a fait.
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